اگر در پایان هر ماه، مانده حساب مشتری با عددی که در دفاتر خودتان ثبت کردهاید یکی نیست، یعنی وقت مغایرت گیری حساب مشتریان رسیده است. این اختلافها معمولاً بهخاطر تأخیر در ثبت فاکتورها، اشتباه در مرجوعیها، یا ناهماهنگی بین واحد فروش و حسابداری بهوجود میآیند و اگر بهموقع بررسی نشوند، هم جریان نقدی شرکت را مختل میکنند و هم تصویر درستی از وضعیت مالی به شما نمیدهند.
مغایرت گیری درواقع ابزاری است برای کنترل داخلی و اطمینان از صحت اطلاعات مالی. شرکتهایی که این کار را منظم انجام میدهند، خطاهای حسابداری را زودتر پیدا میکنند، از دوبارهکاری جلوگیری میشود و اعتماد مشتریانشان حفظ میشود.
اگر احساس میکنید حسابهای مشتریانتان بههم ریخته یا بین دفاتر و پرداختها اختلاف دارید، میتوانید از کارشناسان مدبران تهران کمک بگیرید. تیم ما با تجربه در مشاوره حسابداری و خدمات مالی، میتواند مغایرتها را شناسایی، اصلاح و سیستم مالی شما را منسجم کند تا گزارشهایتان دقیق و مطمئن باشد.
صورت مغایرت چیست و چه کاربردی دارد؟
صورت مغایرت در واقع گزارشی است که برای مقایسه مانده حسابها بین شرکت و طرف مقابل (مثل مشتری، تأمینکننده یا بانک) تهیه میشود. هدف از این گزارش، شناسایی دقیق اقلامی است که باعث اختلاف در مانده حسابها شدهاند. این اقلام باز میتوانند شامل فاکتورهای ثبتنشده، چکهای معوق، تخفیفهای اعمالنشده، یا هزینههایی باشند که یکی از طرفین در دفاتر خود وارد نکرده است.
به زبان سادهتر، صورت مغایرت نشان میدهد کدام عددها با هم جور درنمیآیند و چرا.
با بررسی این موارد، حسابدار میتواند خطاها را اصلاح کرده و مانده واقعی حساب را بهدست آورد. در بسیاری از شرکتها، تهیهی این صورت بهصورت ماهانه یا در پایان هر دوره مالی انجام میشود تا وضعیت حسابها بهروز و شفاف بماند.
در مغایرت گیری بانکی نیز همین منطق وجود دارد؛ یعنی مقایسهی تراکنشهای ثبتشده در دفاتر شرکت با صورتحسابهای بانکی برای اطمینان از اینکه همهی برداشتها، واریزیها و کارمزدها دقیق ثبت شدهاند. این فرآیند که به آن صفر تا صد صورت مغایرت بانکی هم گفته میشود، یکی از بخشهای مهم کنترل مالی در حسابداری است.
تهیهی منظم صورت مغایرت، پایهی تصمیمگیریهای مالی سالم است. بدون آن، هیچ گزارشی، حتی ترازنامه یا صورت سود و زیان، اعتبار واقعی نخواهد داشت.
آماده ارائه خدمات مالی و حسابداری به شما هستیم
برای دریافت مشاوره و استعلام قیمت، همین حالا با ما تماس بگیرید.
آماده ارائه خدمات مالی و حسابداری به شما هستیم
برای دریافت مشاوره و استعلام قیمت، همین حالا با ما تماس بگیرید.
دلایل اصلی بروز مغایرت حساب مشتریان
مغایرت همیشه نشانهی اشتباه نیست، اما بیدقتی در ثبتها، ناهماهنگی بین واحدها یا خطاهای سیستمی معمولترین دلایل آن هستند. حسابداران حرفهای میدانند که برای جلوگیری از مغایرت باید همهی ثبتها و اسناد را از چند زاویه بررسی کرد.
در ادامه، مهمترین دلایل بروز مغایرت بین شرکت و مشتریان را میبینید:
-
انتقال اشتباه مانده ابتدای دوره
یکی از رایجترین خطاها زمانی رخ میدهد که مانده سال قبل بدون رفع مغایرت قبلی به دوره جدید منتقل میشود. -
عدم ثبت فاکتور خرید یا فروش
وقتی فاکتور صادر یا دریافت میشود ولی در یکی از دفاتر ثبت نمیگردد، اختلاف بین حسابها قطعی است. -
ثبتنشدن مرجوعیها و تخفیفها
کالاهای برگشتی یا تخفیفهای فروش اگر در زمان درست ثبت نشوند، مانده حساب مشتری نادرست نشان داده میشود. -
اختلاف در ثبت پرداختها و چکها
چکهای معوق، چکهای لاوصول یا واریزهایی که هنوز در بانک ثبت نشدهاند، از دلایل شایع مغایرت هستند. -
مغایرت تعدادی و ریالی در انبار و دفاتر
اختلاف بین تعداد کالای موجود در انبار و فاکتورهای فروش یا خرید میتواند باعث اختلاف ریالی در حسابها شود. -
عدم ثبت هزینهها یا دریافتیهای طرف مقابل
گاهی طرف مقابل هزینهای را بهجای شرکت پرداخت کرده یا مبلغی واریز کرده که در دفاتر ثبت نشده است. -
خطاهای انسانی و سیستمی
از اشتباه تایپ ارقام تا تأخیر در ارسال اسناد یا کارکرد اشتباه نرمافزار حسابداری، همه میتوانند منشأ مغایرت باشند.
برای پیشگیری از این موارد، یک شرکت حسابداری حرفهای معمولاً برنامهی مغایرت گیری منظم (ماهانه یا فصلی) دارد تا خطاها قبل از بسته شدن دوره شناسایی و اصلاح شوند.
انواع مغایرت گیری حساب مشتریان
فرآیند مغایرت گیری فقط مخصوص مشتریان نیست؛ بسته به نوع حساب و منبع اختلاف، در چند سطح مختلف انجام میشود. شناخت این انواع کمک میکند بدانیم هر مغایرت را چطور باید بررسی و رفع کرد.
مغایرت گیری تعدادی (در انبار و فروش)
این نوع مغایرت بیشتر در شرکتهایی دیده میشود که حجم زیادی از کالا و انبارگردانی دارند. در این روش، حسابدار ورودی و خروجی کالا در انبار را با فاکتورهای فروش و خرید مقایسه میکند تا از ثبت صحیح همهی اقلام مطمئن شود.
دلایل رایج:
-
اشتباه در ثبت موجودی ابتدای دوره
-
ثبتنشدن مرجوعیها یا برگشتیها
-
مغایرت بین رسید انبار و فاکتور فروش
-
خطا در شمارش اقلام یا ثبت ضایعات تولید
برای کاهش خطا در این بخش، بهتر است مغایرت گیری تعدادی در پایان هر ماه انجام شود و نتیجه با بخش انبار و فروش تطبیق داده شود.
مغایرت گیری ریالی (در حسابهای مالی)
مغایرت ریالی زمانی اتفاق میافتد که بین ارزش ریالی ثبتشده در دفاتر شرکت و طرف مقابل اختلاف وجود دارد. این مورد معمولاً ناشی از اشتباه در مبلغ فاکتور، مالیات، تخفیف یا شناسایی ارزش افزوده است.
دلایل متداول:
-
اشتباه در قیمتگذاری یا محاسبه مالیات
-
عدم ثبت تخفیف نقدی یا فروش فصلی
-
اختلاف در اعمال عوارض و هزینههای حمل
-
ثبت ناقص یا مضاعف پرداختها
رفع مغایرت ریالی معمولاً با صدور سند اصلاحی انجام میشود. شرکتهایی که از نرمافزار حسابداری دقیق استفاده میکنند، میتوانند این خطاها را سریعتر پیدا کنند.
مغایرت گیری بانکی
مغایرت گیری بانکی به مقایسه مانده دفاتر حسابداری شرکت با صورتحساب بانک مربوط میشود. در این مرحله، اقلامی مثل چکهای معوق، سپردههای بینراهی، کارمزدهای بانکی یا چکهای لاوصول بررسی میشوند تا مانده نهایی در هر دو طرف یکسان شود.
گاهی بانکها نیز ممکن است اشتباهاتی در ثبت بدهکار یا بستانکار داشته باشند، به همین دلیل توصیه میشود گزارش مغایرت بانکی حداقل بهصورت ماهانه انجام شود.
استفاده از مشاوران حرفهای در این زمینه به شما کمک میکند مغایرتها را سریعتر شناسایی کنید. مجموعه مدبران تهران با تجربه در خدمات حسابداری و کنترلهای داخلی، میتواند سیستم مغایرت گیری حساب و بانک شما را دقیقتر و منسجمتر کند.
مراحل مغایرت گیری حساب مشتریان
برای رفع مغایرتهای مالی، فقط دانستن دلایل کافی نیست؛ باید طبق یک روند منظم پیش رفت. این مراحل کمک میکند هیچ اختلافی از قلم نیفتد و اصلاحات با مستندات معتبر انجام شود.
مرحله ۱: جمعآوری اسناد و مانده حسابها
پیش از هر چیز، تمامی فاکتورها، رسیدها، چکها، حوالهها، صورتحسابهای فروش و گزارشهای بانکی باید از بخشهای مختلف (فروش، انبار، مالی و خزانهداری) جمعآوری شود. بدون این دادهها، هیچ مغایرتی قابلتشخیص نیست.
مرحله ۲: تهیه صورت مغایرت
در این مرحله، حسابدار فهرستی از مانده حسابهای مشتری و دفاتر شرکت تهیه میکند. اقلامی که در یکی از طرفین وجود دارند ولی در دیگری نیستند، بهعنوان اقلام باز شناسایی میشوند.
مرحله ۳: مقایسه و تحلیل اختلافها
در این بخش، تمام اختلافها با جزئیات بررسی میشوند. ممکن است مشکل از عدم ثبت فاکتور، برگشت کالا یا تأخیر در دریافت وجه باشد. گاهی هم علت، اختلاف زمانی بین ثبت دفاتر و اعلامیه بانکی است.
مرحله ۴: صدور ثبتهای اصلاحی
پس از احراز علت مغایرت، ثبت اصلاحی در دفاتر انجام میشود تا مانده واقعی مشخص شود. در این مرحله باید حتماً تأیید مدیر مالی گرفته شود و اسناد پشتیبان ضمیمه شود تا مغایرت در دوره بعد تکرار نشود.
بیشتر بخوانید: راهنمای جامع ثبت های اصلاحی صورت مغایرت بانکی + مثالهای کاربردی
مرحله ۵: تأیید و بستن حسابها
در پایان، مانده نهایی با مشتری یا تأمینکننده تطبیق داده شده و صورتجلسهی تأیید حساب تهیه میشود. این صورتجلسه باید به امضای طرفین برسد تا در دورههای بعد، مبنای مقایسه باشد.
انجام این مراحل بهصورت منظم (ماهانه یا فصلی) باعث میشود خطاها بهموقع شناسایی و اصلاح شوند و سیستم حسابداری همیشه شفاف و قابلاعتماد باقی بماند.
در صورتی که در فرآیند مغایرت گیری با ابهام یا اختلافات پیچیده روبهرو شدید، دریافت مشاوره مالیاتی و حسابداری از کارشناسان خبره میتواند از بروز مشکلات بعدی جلوگیری کند.
بهترین روش مغایرت گیری حساب مشتریان
هیچ فرمول واحدی برای مغایرت گیری وجود ندارد، اما تجربه نشان داده ترکیب نظم، ابزار مناسب و کنترل مستمر بهترین نتیجه را میدهد. حسابداران موفق، مغایرت گیری را بخشی از کار روزمره میدانند نه کاری فصلی و مقطعی.
چند اصل طلایی برای انجام دقیق مغایرت گیری:
-
برنامهریزی منظم ماهانه یا فصلی:
مغایرتها اگر دیر بررسی شوند، ریشهیابیشان سختتر میشود. بهتر است زمان مشخصی برای هر دوره تعریف شود تا هیچ حسابی بدون بررسی نماند. -
استفاده از نرمافزارهای حسابداری حرفهای:
نرمافزارهای دقیق (مثل سپیدار، تدبیر، یا سیستمهای ERP) به حسابدار کمک میکنند مغایرتها را سریعتر شناسایی کند، مخصوصاً در حجم بالای تراکنشها. -
تطبیق اسناد و بانک بهصورت دورهای:
مغایرت گیری بانکی و بررسی چکهای معوق و سپردههای بینراهی باید حداقل ماهی یکبار انجام شود تا اختلافها قبل از بستن حسابها برطرف شوند. -
همکاری بین واحدهای فروش، انبار و مالی:
بسیاری از اختلافها بهخاطر ناهماهنگی بین این بخشها ایجاد میشود. ارتباط مستمر و گزارشدهی دقیق باعث کاهش خطا میشود. -
ثبت بهموقع و دقیق تراکنشها:
تأخیر در ثبت اطلاعات یا استفاده از برگههای موقت از دلایل اصلی مغایرت است. هر تراکنش باید بلافاصله در دفاتر اصلی ثبت شود.
برای شرکتهایی که زمان یا نیروی متخصص کافی برای این کار ندارند، همکاری با یک شرکت خدمات حسابداری و مالیاتی گزینهای مطمئن است. چنین شرکتهایی با استفاده از روشهای استاندارد، مغایرتها را شناسایی و بهصورت مستند رفع میکنند تا صورتهای مالی نهایی کاملاً منطبق باشد.
ما حساب میکنیم،
شما رشد کنید…
برای اطلاع از هزینه و مشاوره همین حالا تماس بگیرید:
ما حساب میکنیم، شما رشد کنید…
برای اطلاع از هزینه و مشاوره همین حالا تماس بگیرید:
مغایرت گیری حساب مشتریان در اکسل
اکسل یکی از ابزارهای سریع و در دسترس برای مغایرت گیری است، مخصوصاً در شرکتهایی که هنوز از نرمافزارهای ERP یا سیستمهای پیشرفته استفاده نمیکنند.
با کمک فرمولها و قالبهای آماده، میتوان تمام تراکنشهای ثبتشده در دفاتر و صورتحسابهای مشتری یا بانک را با هم مقایسه کرد و اقلام باز را بهصورت خودکار شناسایی نمود.
مراحل مغایرت گیری در اکسل
-
وارد کردن دادهها در دو ستون مجزا
در ستون اول تراکنشهای دفاتر و در ستون دوم تراکنشهای مشتری یا بانک را قرار دهید. -
استفاده از تابع VLOOKUP یا MATCH
با این فرمولها میتوان تشخیص داد کدام آیتم در هر دو ستون وجود دارد و کدام مورد فقط در یکی از طرفین ثبت شده است. -
هایلایت خودکار با Conditional Formatting
برای اینکه اقلام مغایرتدار سریع مشخص شوند، میتوانید از فرمتدهی شرطی استفاده کنید تا سلولهای مغایرتدار با رنگ مشخص شوند. -
استفاده از COUNTIFS برای شمارش اقلام باز
با این تابع میتوانید تعداد تراکنشهای ناهماهنگ را بشمارید و از وضعیت هر دوره گزارش بگیرید. -
تهیه گزارش نهایی و جدول مقایسه
در پایان، تمام نتایج را در قالب یک جدول صورت مغایرت بانکی یا مشتری تنظیم کنید تا در جلسات مالی یا ممیزی بهصورت مستند ارائه شود.
اگر میخواهید گزارش خود را قابلارسال کنید، میتوانید جدول نهایی را به فرمت PDF خروجی بگیرید و بهعنوان فایل رسمی صورت مغایرت بانکی PDF ذخیره نمایید.
حتی در شرکتهای بزرگ هم حسابداران حرفهای برای کنترل سریع دادهها از همین روش استفاده میکنند. اکسل، اگر درست طراحی شود، میتواند مثل یک سیستم کنترل داخلی هوشمند عمل کند.
ثبتهای حسابداری بعد از تهیه صورت مغایرت
بعد از تهیه صورت مغایرت و شناسایی اقلام باز، مهمترین مرحله، اصلاح دفاتر است. هر مغایرت تا زمانی که ثبت حسابداریاش اصلاح نشود، عملاً حل نشده محسوب میشود.
ثبتهای اصلاحی به حسابدار کمک میکند مانده واقعی حسابها مشخص و دفاتر برای بستن دوره آماده شود.
در ادامه چند نمونه از ثبتهای رایج در مغایرت گیری را میبینید:
۱. واریزی دیگران به حساب شرکت
وقتی مشتری یا شخصی بدون اطلاع حسابداری وجهی را به حساب شرکت واریز کرده باشد:
حساب بانک بدهکار
حسابهای دریافتنی بستانکار
۲. هزینههای بانکی یا کارمزد خدمات
کارمزدی که بانک از حساب شرکت کسر کرده ولی اعلامیه بدهکار هنوز دریافت نشده:
هزینههای بانکی بدهکار
بانک بستانکار
۳. چکهای لاوصول
چکهایی که در دفاتر وصول شده اما در بانک برگشت خوردهاند:
حسابهای دریافتنی بدهکار
بانک بستانکار
۴. سپردههای بینراهی
وجوهی که در دفاتر شرکت ثبت شده ولی هنوز در حساب بانک منعکس نشدهاند:
بانک بدهکار
سپرده بینراهی بستانکار
۵. اصلاح اشتباهات ثبتشده در دفاتر
اگر در مبلغ فاکتور یا نوع حساب خطایی انجام شده باشد، باید ثبت اصلاحی متناسب با ماهیت تراکنش صادر شود.
اجرای درست این ثبتها باید همراه با مستندات، رسیدها و تأیید کتبی مدیر مالی انجام شود.
شرکتهایی که از خدمات حسابداری حرفهای استفاده میکنند معمولاً این مرحله را بهصورت منظم و مستند انجام میدهند تا در زمان حسابرسی یا بستن سال مالی، هیچ اختلافی باقی نماند.
نقش نرمافزار حسابداری در تسهیل مغایرت گیری
در گذشته، مغایرت گیری بهصورت دستی و زمانبر انجام میشد. اما امروز نرمافزارهای حسابداری با قابلیت گزارشگیری، فیلتر و تطبیق خودکار، این فرآیند را بسیار سریعتر و دقیقتر کردهاند.
نرمافزارهای مدرن حسابداری میتوانند تراکنشهای ثبتشده در دفاتر را بهصورت خودکار با دادههای بانکی یا صورتحساب مشتریان مقایسه کنند. در نتیجه، اقلام باز سریعتر شناسایی میشوند و احتمال خطای انسانی به حداقل میرسد.
از ویژگیهای مهم نرمافزارهای جدید در مغایرت گیری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
-
تشخیص خودکار اقلام تکراری یا ثبتنشده
-
ایجاد هشدار برای چکهای معوق یا واریزهای تأخیردار
-
گزارشگیری تفصیلی از مغایرتهای هر حساب
-
امکان خروجی اکسل یا PDF برای ارائه در جلسات حسابرسی
اگر سیستم مالی شرکت هنوز بهصورت سنتی کار میکند، استفاده از نرمافزار حسابداری یک سرمایهگذاری مطمئن است. این کار علاوه بر کاهش خطا، باعث افزایش سرعت تصمیمگیری مدیر مالی میشود.
در صورتی که قصد دارید نرمافزار مناسب کسبوکار خود را انتخاب کنید، دریافت مشاوره حسابداری از متخصصان با تجربه کمک میکند بهترین گزینه را انتخاب کنید؛ گزینهای که متناسب با نوع فعالیت، حجم تراکنشها و ساختار گزارشگیری شرکت شما باشد.
نکات کلیدی و توصیههای پایانی در مغایرت گیری حساب مشتریان
مغایرت گیری اگر منظم و با دقت انجام شود، نهتنها جلوی خطاهای مالی را میگیرد، بلکه باعث افزایش اعتماد بین شرکت و مشتریان نیز میشود. رعایت چند نکته ساده میتواند کل فرآیند را حرفهایتر و سریعتر کند:
-
مغایرت گیری دورهای را جدی بگیرید.
بهترین شرکتها مغایرت گیری را ماهانه یا فصلی انجام میدهند تا خطاها انباشته نشود. -
ثبتها را همزمان انجام دهید.
تأخیر در ثبت فاکتورها، مرجوعیها یا چکها یکی از مهمترین دلایل اختلاف حساب است. -
بخشهای مختلف را هماهنگ کنید.
حسابداری فروش، انبار و خزانهداری باید اطلاعات خود را با هم تطبیق دهند. ارتباط ضعیف بین این بخشها یعنی افزایش مغایرت. -
کنترل داخلی و تأیید مدیریتی داشته باشید.
هر اصلاح حساب باید مستند و با تأیید مدیر مالی انجام شود تا در حسابرسیهای بعدی مشکلی ایجاد نکند. -
از ابزارها و قالبهای دیجیتال استفاده کنید.
فرمها و جدولهای صورت مغایرت بانکی را در قالب اکسل یا PDF نگه دارید تا در صورت نیاز بهسرعت در دسترس باشند. -
از مشاوران مالی حرفهای کمک بگیرید.
گاهی اختلافها پیچیدهتر از آن هستند که در داخل سازمان حل شوند. در چنین شرایطی دریافت خدمات از یک شرکت معتبر میتواند راهگشا باشد.
جمعبندی
مغایرت گیری حساب مشتریان فقط یک کار حسابداری نیست؛ بخشی از سیستم کنترل مالی هر شرکت حرفهای است. اگر این فرآیند بهصورت منظم انجام شود، از بروز خطا، دوبارهکاری و حتی اختلافات حقوقی جلوگیری میکند و گزارشهای مالی شرکت همیشه معتبر و شفاف باقی میماند.
در عمل، دقت در ثبتها، استفاده از نرمافزار حسابداری مناسب، و بررسی مداوم ماندهها، سه پایهی اصلی موفقیت در مغایرت گیری هستند. اما اگر احساس میکنید اختلاف حسابها زیاد شده یا زمان کافی برای بررسی دقیق ندارید، واگذاری این کار به متخصصان بهترین تصمیم است.
مدبران تهران بهعنوان یک شرکت حسابداری معتبر و باتجربه، آماده است تا با ارائه خدماتی از جمله مغایرت گیری، تنظیم دفاتر مالی و مشاوره تخصصی، سیستم مالی شما را شفاف، دقیق و مطمئن کند.
برای دریافت مشاوره یا شروع همکاری، میتوانید همین حالا با کارشناسان مدبران تماس بگیرید و از تجربهی آنها در ساماندهی حسابها بهرهمند شوید.
شرکت حسابداری مدبران تهران
سوالات متداول
۱. جدول صورت مغایرت بانکی چیست و چه کاربردی دارد؟
این جدول ابزاری برای ثبت و مقایسه ماندهها و اقلام باز بین دفاتر شرکت و صورتحساب بانک است. با استفاده از آن میتوان وضعیت بدهکار و بستانکار هر حساب را بهصورت شفاف مشاهده و کنترل کرد.
۲. چک لاوصول در صورت مغایرت بانکی یعنی چه؟
به چکهایی گفته میشود که در دفاتر شرکت بهعنوان دریافتشده ثبت شدهاند اما بانک آنها را برگشت زده است. در این حالت باید ثبت اصلاحی انجام شود تا مانده واقعی بانک مشخص گردد.
۳. فایل صورت مغایرت بانکی PDF به چه دردی میخورد؟
این فایل خروجی نهایی گزارش مغایرت است که بهصورت رسمی برای حسابرسی یا ارائه به مدیر مالی استفاده میشود. معمولاً از نرمافزار حسابداری یا اکسل خروجی گرفته میشود.
۴. تفاوت صورت مغایرت بانکی و مغایرت حساب مشتریان چیست؟
در مغایرت بانکی، دفاتر شرکت با صورتحساب بانک مقایسه میشود؛ اما در مغایرت حساب مشتریان، هدف بررسی اختلاف بین دفاتر شرکت و مانده حساب مشتری یا تأمینکننده است.
